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商業簡報聖經 PowerPoint
商業簡報聖經 PowerPoint

作者:菅野誠二著、古又羽譯
書號:F2011
附件:附1片光碟片
定價:399 元
 
 
 
 
 
 
 
如何克服上台簡報會緊張的狀況

如何克服上台簡報會緊張的狀況

以下我們會告訴您做簡報前應該知道的事項, 以及需要完成的準備工作。

您有上台恐懼症嗎?是否認為簡報很棘手呢?有些人從準備階段開始, 就杞人憂天地擔心簡報失敗了該怎麼辦, 還有些人會緊張到晚上睡不著覺。因此, 筆者首先就要跟大家分享克服這些症狀的方法。

令人緊張的原因很多, 而讓人在簡報之前緊張的原因, 主要有 3 項: 1.對簡報的內容缺乏自信、2. 簡報內容很好, 但是還不熟練 、3. 覺得沒有自信擔任簡報者。

若您不知道該如何準備簡報, 本來就很容易感到不安。因此, 請先依本書之前提及的步驟, 再次確認各準備事項。對簡報內容缺乏自信, 大致可以分成兩種情況:一種是準備不充分而造成內容不夠紮實;另一種則是雖然內容完整,但對於使用的資料和故事腳本的發展還不熟練。

要克服上台的不安, 首先應完全確信「已竭盡所能, 且設想周全了」。簡報中能探討多少內容, 當然會受到時間的影響。但是,「假如時間再多一點, 就可以做得更好…」通常只是藉口。因為簡報中真正重要的是思考的密度, 要在有限的時間內將重點說明清楚。所以, 我們必須妥善規劃有限時間內的流程, 嚴加審查目前的內容, 並適度簡化, 整理出「觀眾最在意」的重點。

如果資料是請別人製作的, 無論內容多出色, 還是很難直接拿來做簡報。因此您應該先將資料內容轉換成自己想說的話, 設法熟練用該資料簡報。此外, 為了熟悉故事腳本的流程, 至少要反覆閱讀 3 次以上。

實際模擬練習時, 請將資料一張張拿在手裡, 一邊思考自己該說的話, 並試著在每張圖表之間加上第 2 章提到的引言。您可以將想說的話輸入到 PowerPoint 的備忘稿中, 不過, 與其死背備忘稿, 不如將圖表的關鍵字牢記於心, 讓自己一看到各圖表的關鍵字就能侃侃而談。

覺得自己無法勝任簡報者的工作, 這個問題可輕可重。輕則只是因為沒有成功的經驗, 所以感到不安而缺乏自信;重則可能是過去的失敗經驗, 導致心靈創傷揮之不去。

一般而言, 如果是老實、拙於應對的個性, 會特別容易緊張。解決的第一步, 就是先從比較輕鬆的自我表現機會來獲取成功經驗, 例如主動在早會中向熟悉的團隊成員發言, 或是向直屬上司提出業務改善建議等。

若不安是來自過去的失敗經驗, 有效的解決方法是「成功想像訓練」, 也就是訓練自己想像「簡報成功、報告流暢」的畫面。另外, 也可以搭配舒緩的呼吸, 讓心情沉澱放鬆。害怕失敗時, 請一邊想像「成功畫面」, 一邊反覆排練簡報, 直到「我想將這個想法呈現給觀眾」的心情超越心中的恐懼感。這就是最有效的良藥。

此時, 您也可以參考 1 提到的方法, 提升對「報告內容」的信心, 也能夠增加自信。許多運動選手為了提升成果, 也會進行類似的想像訓練。請安排一段時間, 讓自己身處與外界隔絕的環境, 除去不必要的雜音, 集中注意力後, 就能降低自己過度在意「希望表現良好」的念頭, 藉此改善不安的情況。最後還有另一個方法, 就是在排練過程中提升自信心, 此方法將於之後的內容中詳述。

有時候, 筆者也會聽到「害怕觀眾」這個煩惱。尤其是當有位高權重的「偉大人士」要來聽簡報時, 實在很難不感到壓力。要解決這種情況, 請先避免與偉大人士眼神接觸, 並且尋找無論您說什麼, 都會隨之點頭的「支持者」, 亦即所謂的「點頭先生」。

假如觀眾高達數百人, 可能難以立即找到支持者, 不過可以先從眼前的數名觀眾中尋找。找到後, 請在腦中轉變想法, 把這場簡報當作是為這些「點頭先生」舉辦的, 漸漸地, 您就能夠看到周圍其他觀眾的臉。

當您的簡報顯得自信滿滿且論點清楚明確, 原本對您露出詫異表情的偉大人士,
也可能因此變得投入。請看著「點頭先生」的臉, 使自己的身體與其頭部一起上
下擺動, 並藉此對自己的內心說:「想說的話都確實地傳達了!不用擔心!」。

接下來將說明排練的重要性和有效的排練方法。儘管明知最好能預先排練, 但是很少人認真執行, 理由通常是: 1. 沒時間; 2. 嫌麻煩。不過, 筆者認為這兩個理由的根本原因, 其實是 3. 感覺不到有改善的表現。當然啦, 也有可能是第 4 個理由:對自己表現很有信心, 因此沒必要排練。如果是 4 這個理由, 就可以略過以下的說明。

對於還沒成為簡報專家的讀者, 則應該思考 1 、2 和 3 之間的拿捏。的確, 在正式簡報之前, 每天都在被時間追趕的情況下製作資料, 甚至要天天熬夜, 直到簡報當天。要是有時間的話, 也會想讓內容更加充實, 哪怕只是一點點也好。但是, 無論內容多麼出色, 倘若實際簡報時表現差勁, 無法確實傳達想說的話, 那麼該簡報也會變得毫無意義。

對於簡報技巧, 筆者指導過各行各業的對象, 依我的經驗, 若能先排練一次並獲得回饋意見後, 再依下述要領排練第 2 次, 表現會有如天壤之別。僅僅數十分鐘的時間, 就可以讓原本不熟練簡報的人有大幅的改善。即使您不相信, 還是麻煩您試試看以下 2 個步驟吧!

 
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