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Microsoft Excel 2007 商用範例實作
Microsoft Excel 2007 商用範例實作

作者:施威銘研究室著
書號:FS006
附件:附1片光碟片
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在樞紐分析表上套用一目了然的報表格式

在 Excel 中結合 Word 合併列印功能來套印薪資表

這裡我們要把已經做好了員工的薪資明細表列印, 但是要將所有的員工明細都列印出來時就有些不方便, 因為一次只能列印一位員工的薪資, 若是員工人數多達數百人或數千人, 那麼一個個點選員工姓名後再列印就太費時了。因此我們要教您利用 Word 的合併列印功能, 一次列印所有的員工資料。請執行 『開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007』 命令, 先將 Word 啟動。

什麼是合併列印

簡單來說, 合併列印就是把文件與資料合併成一份文件。例如我們將一份邀請函透過合併列印功能, 與記者資料合併, 產生以下的結果:


以上述的例子而言, 將文件與資料透過合併列印結合在一起, 就可以一次產生大量內容相同、對象不同的文件。

首先, 您必須建立一份 「主文件」 , 它是每一份合併文件都會具備的相同內容, 例如範例中的邀請函。另外還要準備一份 「資料來源」 , 用來提供給每一份合併文件不同的對象資料, 如範例中的記者資料。然後在主文件上插入合併列印的功能變數, 合併列印功能就會在每一份合併文件的相同位置上, 插入不同的資料。

合併列印的程序如下圖所示:


step1. 建立主文件

我們要大量複製這份文件, 並在裡頭加上每位員工的姓名、部門、本薪、勞、健保…等資料。這份文件就是合併列印的 「主文件」。

請在 Word 中切換至郵件頁次, 按下啟動合併列印區的啟動合併列印鈕, 執行 『逐步合併列印精靈』 命令, 便會開啟合併列印工作窗格。接著請如下操作:



step2. 指定資料來源

選擇好要進行設定的文件後, 接下來要指定資料來源。資料來源可以是 Excel 工作表、Access 資料庫、Word 表格、純文字檔以及 Outlook 連絡人;若是您沒有現成的資料來源檔案, 可以在合併列印的過程中建立清單作為資料來源。

step3. 插入功能變數

建立主文件和指定資料來源之後, 合併列印已經完成一大半, 再來就是插入合併列印的功能變數。插入合併列印功能變數的動作, 就是設定在薪資明細表中放入員工資料的位置。

請將插入點移到 "姓名:" 的右方, 按下合併列印工作窗格的其他項目。

重複上述步驟分別將功能變數插入到文件中的對應欄位。每插入一個欄位, 就得將插入合併欄位交談窗關閉, 才能繼續。

確定好要插入的合併列印功能變數, 以及合併的資料來源後, 按下一步:完成合併繼續下一個步驟。

step4. 執行合併

這個步驟是合併列印的尾聲, 也就是將合併文件列印出來。

接著按下合併到印表機交談窗的確定鈕, 會開啟列印交談窗, 讓您進行印表機的設定, 一切無誤後, 你就可以按下列印交談窗中的列印鈕進行列印了。

若是您日後還會使用合併列印後的檔案, 只要在 Word 中按下儲存檔案鈕 , 即可將合併列印的設定儲存起來。

 
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